하도급 서면 발급 및 보존

제1조 목적        

이 실천사항은 당사(이하 "갑"이라 함)와 당사의 협력사(이하 "을"이라 함) 간 하도급 계약 체결 및 거래 시 서면의 발급 및 보존과 관련하여 갑이 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.                



제2조 실천사항          

1. 하도급 거래 시 서면발급사항        

2. 발급한 서면의 보존사항

                 

제3조 하도급 거래 시 서면 발급사항        

1. 하도급 거래계약서            

① 갑은 제조 등을 을에게 위탁하는 경우 위탁 목적물 등의 내용, 수량, 단가 등 계약의 주요 내용을 을과 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 거래계약서를 발급한다.            

② 서면 기재사항                

- 위탁일, 위탁목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품·인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사방법 및  시기, 하도급 대금과 지급 방법, 지급 기일                

- 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등            

③ 서면발급 시점              

- 갑과 을은 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급한다.            

④ 서면발급방법              

- 갑은 회사 또는 대표자 서명 또는 기명날인한 계약서를 발급한다.                

- 계약서에 하도급 거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면미발급에 해당한다.                

- 납품이 빈번한 경우 기본거래협정서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산 발주서 포함)를 개별계약서로 갈음한다.        

2. 하도급 계약의 추정            

① 갑이 계약 시 하도급 계약서를 발급하지 않는 경우 수급사업자는 위탁 받은 작업 내용, 하도급 대금, 위탁받은 일시, 갑과 을의 사업자명과 주소, 기타 원사업자가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.            

② 갑은 을로부터 상기 위탁 내용 확인 요청 서면을 통지 받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인의 의사를 을에게 서면으로 회신한다.            

③ 만약 갑이 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 을이 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.                        

3. 하도급 대금 감액 서면            

① 갑이 을에게 제조 등의 위탁 시 정한 하도급 대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 경우 감액 서면을 을에게 발급한다. 납품이 빈번하여 기본거래계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산 발주서 포함)를 개별계약서로 갈음하는 경우 해당 발주내용이 을에게 통지되는 시점을 위탁시로 본다.            

② 서면 기재사항                  

- 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등          

③ 서면발급 시점                

- 갑이 감액하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 을에게 감액 서면을 발급한다.            

④ 서면발급방식                

- 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 서면을 발급한다.                

- 해당 서면에 하도급 거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면 미발급에 해당한다.                

- 전자메일, 웹 포탈 등 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.            

⑤ 예외                  

- 갑은 감액 서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한  서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않는 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정 기일을 명시하고,  해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.        

4. 기술자료 제공요구서면            

① 서면 기재사항              

- 당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구목적, 비밀유지에 관한 사항, 요구일, 인도일, 인도 방법, 기타 갑의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등          

② 서면발급 시점                

- 갑이 기술자료 제공을 요구하는 경우 을과 미리 협의하여 정한 후 지체없이 을에게 서면을 발급하여야 한다.            

③ 서면발급방식              

- 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 기술자료 요구서면을 발급한다.                

- 전자메일, 웹 포탈 등 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.            

④ 예외                

- 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사의 서명 또는 기명 날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구목적 등 기본적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일, 인도일, 인도 방법 등 추가사항을 정할 수 있다.      



제4조 발급한 서면의 보존          

1. 갑과 을은 모두 다음 각호의 서면을 보존한다.            

①  표준하도급계약서          

② 기술자료제공서          

③ 계약변경내역 통지서          

④ 하도급대금 지급일, 지급금액 및 수단이 기재된 서류          

⑤ 하도급대금 조정 시(설계변경, 원재료단가 등) 조정금액 및 사유를 기재한 서류            

⑥ PO(Purchasing Order) 서명날인본          

⑦ 협력사 단가조정 신청내용 및 협의 내용, 조정금액 및 조정 사유 기재한 서류            

⑧ RFQ, 가격결정 품의서, 견적서, 설계 사양설명서, 가격결정 합의서 외        

2. 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급, 품의, 가타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다. 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장된 것도 동일하다.        

3. 갑과 을은 을이 갑에게 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다. 단, 하도급 계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우, 해지 또는 중지된 날로부터 기산한다.